Praktische info

Privacyverklaring Stichting Orion d.d. 12-02-2024

Ter bescherming van de privacy van leerlingen, hun ouders en medewerkers, betracht Stichting Orion de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Hiertoe houdt Stichting Orion zich aan alle relevante wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Waarom verwerken wij gegevens van en over leerlingen

Stichting Orion verwerkt persoonsgegevens van leerlingen voor het uitvoeren van de onderwijsovereenkomst die we met uw kind hebben en/of voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen. Zo hebben wij bijvoorbeeld deze gegevens nodig om uw kind aan te melden als leerling op onze school, om de studievoortgang bij te houden en om uw kind in staat te stellen een diploma te halen. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens door te sturen naar andere partijen, zoals DUO (ministerie van Onderwijs) en leerplicht. Gegevens die hier niet aan voldoen zullen wij alleen met uw specifieke toestemming verwerken.

Hoe gaan wij om met de informatie van en over leerlingenDe leerlinggegevens worden op school opgeslagen in het leerlingvolgsysteem ParnasSys en/of Somtoday. Deze systemen zijn beveiligd en de toegang tot de persoonsgegevens is beperkt tot medewerkers van de school en medewerkers van samenwerkende partijen welke het belang van de leerling dienen, zoals bijvoorbeeld de schoolarts indien hier toestemming voor is gegeven. Ouders hebben het recht om de gegevens van en over hun kind(eren) in te zien. Als de gegevens niet kloppen, moet de informatie gecorrigeerd worden. Als de gegevens die zijn opgeslagen niet meer relevant zijn voor de school, mag u vragen die specifieke gegevens te laten verwijderen. Voor vragen of voor het uitoefenen van uw rechten, kunt u contact opnemen met de directeur van de school.

Tijdens de lessen wordt gebruikgemaakt van een aantal digitale leermaterialen. Hiervoor is een beperkte set met persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld een leerling te identificeren. Daarnaast zijn met de leveranciers van deze leermiddelen schriftelijke verwerkersovereenkomsten afgesloten over het gebruik van de gegevens die ze van de school krijgen. Een leverancier mag de leerlinggegevens alleen gebruiken als de school daar toestemming voor geeft, zodat misbruik van die informatie door de leverancier wordt voorkomen. In een aantal gevallen zijn wij, zoals eerder aangegeven, verplicht om gegevens van uw kind te delen met andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO, leerplicht, GGD/schoolarts, stagebedrijven en een samenwerkingsverband. Indien de gegevensuitwisseling geen wettelijke grondslag heeft, wordt u hiervoor altijd toestemming gevraagd.

Daarnaast wordt in de school regelmatig over leerlingen gesproken, bijvoorbeeld in de rapportvergadering, de leerlingbespreking en het interne zorgoverleg. Dit overleg is nodig om de vorderingen van de leerlingen te volgen, problemen te signaleren en afspraken te maken over de begeleiding in het belang van de ontwikkeling en begeleiding van een leerling. Voor leerlingen die extra begeleiding of zorg nodig hebben, wordt samengewerkt met externe deskundigen. Dit kunnen de vaste samenwerkingspartners in de school zijn, maar ook van buiten de school. Als we een leerling willen bespreken met externen wordt daarvoor eerst aan ouders toestemming gevraagd. Als de leerling 16 jaar of ouder is, vragen we ook de leerling zelf om toestemming.

Er zijn bij onze scholen een groot aantal disciplines nauw betrokken bij de ontwikkeling en zorg van onze leerlingen. Dit betekent echter niet dat onze scholen alle gegevens in hun bezit hebben. Het gaat hierbij om:

de medische dossiers; deze vallen onder het beheer van de GGD c.q. van de schoolarts;
het medisch verslag t.b.v. de Commissie van Begeleiding; dit maakt onderdeel uit van ons leerlingvolgsysteem ParnasSys of Somtoday;
de overige gegevens, zoals verslagen van onderzoek en besprekingen; deze vallen onder het beheer van de directie. Alle dossiers mogen slechts onder toezicht worden ingezien. Ouders hebben uiteraard het recht deze in te zien;
de fysieke en digitale schooldossiers worden vijf jaar na het schoolverlaten van de leerling vernietigd;
als een leerling onze school verlaat wordt het leerling Google-account op inactief gezet. Na drie jaar wordt het Google-schoolaccount verwijderd. Dit geldt ook voor de Google Workspace;
het beschikbaar stellen van dossiergegevens aan derden kan slechts plaatsvinden na toestemming van ouders;
de school kan slechts na toestemming van ouders overgaan tot het opvragen van dossiergegevens bij derden.

Zie voor verdere informatie over de Algemene Verordening Gegevensbescherming de website https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/.

Hoe gaan wij om met informatie van en over ouders

Over de ouders van ingeschreven leerlingen verzamelt de school alle informatie die noodzakelijk is om de leerlingen zo goed mogelijk te kunnen begeleiden bij het doorlopen van de school en om zo nodig extra zorg te kunnen bieden. Deze informatie wordt (digitaal) opgeslagen in het leerlingdossier.

Hoe gaan wij om met informatie van en over medewerkers

Over de medewerkers die bij ons werkzaam zijn en zijn geweest, verzamelt het schoolbestuur alle informatie die noodzakelijk is voor hun aanstelling en bezoldiging. Deze informatie wordt (digitaal) opgeslagen in het personeelsdossier (met het personeelsdossier wordt hier alle geregistreerde informatie over het personeelslid bedoeld).Hoe gaan wij om met overige persoonsgegevens?

Het kan voorkomen dat Stichting Orion in het bezit komt van (beperkte) gegevens van overige personen, zoals naam en e-mailadres van iemand die zich heeft aangemeld voor onze nieuwsbrief. In dergelijke gevallen zullen wij deze gegevens altijd uitsluitend gebruiken voor het doeleinde waarvoor deze ons zijn aangeleverd.

Gebruik van foto’s en video’s

Er wordt van elke leerling een pasfoto gemaakt, die wordt gebruikt voor het leerlingadministratiesysteem.

In het kader van professionalisering van leraren kunnen in onze scholen tijdens lessen video-opnamen worden gemaakt. Deze opnamen dienen alleen voor intern gebruik om het lesgeven van de groepsleerkracht te verbeteren, en worden nooit zonder uw specifieke toestemming buiten de school gebruikt. Na het doelgebruik worden de beelden vernietigd. Voorts kunnen er foto’s van leerlingen worden gemaakt die worden gebruikt voor het ouder communicatieplatform Social Schools of Klasbord. Deze foto’s worden alleen gedeeld met ouders van de leerlingen uit de betreffende klas.

Ook maakt de school voor andere doeleinden foto’s en/of video’s van leerlingen gedurende de schooldag en tijdens jaarfeesten, schoolevenementen en projecten. Zie voor een compleet overzicht en verdere toelichting over het gebruik van foto’s en video’s het ‘toelichtings- en akkoordformulier gebruik foto’s en video’s’ (bijlage in de schoolgids).

Basispoort en COOL

Om leerlingen eenvoudig toegang te geven tot digitaal leermateriaal van de school, maakt de school gebruik van Basispoort. Deze software maakt het geven van onderwijs op maat via gedigitaliseerde leermiddelen mogelijk. Het maken van bijvoorbeeld een online toets is alleen mogelijk als de docent weet welke leerling de antwoorden heeft ingevoerd. Hiervoor zijn leerlinggegevens nodig. De school heeft met Basispoort een overeenkomst gesloten waarin afspraken zijn gemaakt over het gebruik van de leerlinggegevens. Basispoort maakt gebruik van de volgende set met gegevens: een identificatienummer van Basispoort, voornaam, achternaam, tussenvoegsel, geboortedatum, leerlingkey, groepskey, groepsnaam, jaargroep, geslacht en het identificatienummer van de school. Via Basispoort worden er dus geen leer- of toetsresultaten opgeslagen en/of uitgewisseld. Voor meer informatie over Basispoort kunt u kijken op http://info.basispoort.nl/privacy.

Naast Basispoort maakt de school ook gebruik van Cloudwise Online Onderwijs Leerplatform, ook wel COOL genoemd. Dit is een gestructureerde schoolomgeving via welke de leerlingen toegang hebben tot de lesprogramma’s die specifiek voor hen relevant zijn. COOL maakt hiervoor gebruik van enkele basale persoonsgegevens zoals naam, klas, etc. Als u meer wilt lezen over de privacyvoorwaarden van COOL kunt u dit doen op de website van Cloudwise: http://www.cloudwise.nl.

Google Workspace

Binnen stichting Orion werken wij met Google Workspace. In het voorjaar van 2021 is een landelijke DPIA (data protection impact assessment) uitgevoerd inzake de veiligheid van Google Workspace. De DPIA heeft er onder meer toe geleid dat onderwijsinstellingen die met Google Workspace werken circa 25 technische aanpassingen dienden door te voeren. Voorbeelden van aanpassingen die zijn uitgevoerd sinds september 2021 zijn:

gebruikers verbieden hun profiel zelf aan te passen;
uitzetten van aanvullende Google-services;
gebruikers niet toestaan apps uit de Google Workspace Marketplace te installeren;
nieuwe producten niet automatisch beschikbaar te stellen voor gebruikers;
nooit een vertaling voorstellen;
geen contentsuggesties weergeven op de pagina Nieuw tabblad;
voor alle leerlingen en medewerkers geldt dat wij gebruik maken van uBlock;
YouTube kan niet worden benaderd vanuit het profiel van een individuele leerling;
Google Maps kan niet worden benaderd vanuit het profiel van een individuele leerling;
pseudonimisering van de mailadressen van al onze Orion-leerlingen.

Meekijkfunctie COOL-omgeving

Op onze school maken we gebruik van de meekijkfunctie van COOL, het leerplatform van Cloudwise. Het gebruik van de meekijkfunctie van COOL is onderwijsondersteunend. Hiermee kan een docent van achter zijn/haar computer in één oogopslag zien waar leerlingen mee bezig zijn, welke tabbladen openstaan en eventueel ondersteunen waar nodig. Op deze manier hebben leerlingen de vrijheid om met de chromebooks aan de slag te gaan zonder dat de docent het overzicht verliest. Daarnaast stelt het de docent in staat om leerlingen makkelijker, sneller en beter te helpen.

Wat verwachten we van u?

Het kan voorkomen dat u het als ouder leuk vindt om foto’s en/of video’s te maken van uw kind op school of tijdens schoolevenementen, schoolreisjes of projecten. Hier is in principe niets mis mee. Toch willen we u vragen terughoudend te zijn met het maken en publiceren van beeldmateriaal, en geen foto’s of video’s te maken van andere leerlingen. Op deze manier kunnen wij de privacy van alle leerlingen waarborgen, en kan de school een veilige omgeving zijn waar kinderen (en hun ouders) niet bang hoeven te zijn steeds te worden gefotografeerd. Wij vertrouwen op uw begrip en medewerking in deze.

Inzage, correctie en overdracht van uw gegevens

U heeft het recht om na te vragen welke persoonsgegevens Orion verwerkt. Deze inzage in uw gegevens kan zowel schriftelijk als digitaal plaatsvinden. Een verzoek tot (elektronische) inzage in uw gegevens kunt u richten aan de directeur van de school van uw kind, waarvan de contactgegevens hieronder staan vermeld. Op zo’n verzoek reageren wij binnen één maand; dit is de wettelijke reactietermijn. Indien er onjuistheden voorkomen in de bij ons bekende gegevens, kunnen deze op verzoek zonder kosten worden gecorrigeerd of volledig worden verwijderd. Tijdens deze periode is het mogelijk om op uw verzoek de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken. Zo wordt voorkomen dat we fouten maken, doordat Orion tijdens deze periode blijft doorwerken met onjuiste persoonsgegevens.

Verder heeft u het recht om uw gegevens - zoals deze met uw toestemming of conform overeenkomst - in onze administratie zijn opgenomen, op te vragen en over te dragen aan een andere instelling die uw persoonsgegevens gaat verwerken. Hierbij gaat het om uw persoonsgegevens die digitaal door ons zijn verwerkt. Op uw verzoek zenden wij deze gegevens door naar een instelling die uw gegevens nodig heeft voor een (vervolg)behandeling of onderwijs.

Bezwaar

U heeft altijd het recht om bezwaar te maken tegen de verdere verwerking van uw persoonsgegevens. Indien mogelijk stoppen wij met het verwerken van uw persoonsgegevens.Wilt u een datalek melden? U kunt dit melden door een mail te sturen naar FG@orion.nl Wij nemen zo spoedig mogelijk contact met u op voor de verdere afhandeling.

Voor overige vragen met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met FG@orion.nl.

Indien dat nog niet tot een oplossing leidt, kunt u dit melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Praktische info

Aanmelden

Over de school

Vervoer

Contact

Contact